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Déclarations des sorties scolaires (ou déplacements) et demandes d’avis de sécurité pour les voyages hors UE (dont stages)

Circulaires de référence :

  • DGER/SDRICI/2017-32 du 09-01-2017,
  • DGER/SDEDC/2015-153 du 19-02-2015 ,
  • DGER/SDI/C 2011-2001 du 24 janvier 2011 et
  • DGER/MISSI/SDI/C 2011-2006 du 13 avril 2011 modifiées par la note de service DGER/SDRICI/ 2015-524 du 16 juin 2015,
  • DGER/SDPOFE/C 2010-2004 du 22 février 2010.

Formulaires à télécharger selon la situation

Un formulaire (annexe numérotée) du tableau ci-dessous est à :
- compléter de manière lisible (en traitement de texte de préférence) et visés par le chef de l’établissement concerné ;
- adresser dès que possible, et par courriel exclusivement sur la boite fonctionnelle : srfd.draaf-hauts-de-france@agriculture.gouv.fr
- envoyer au plus tard selon les cas des notes en bas de page [a] ou [b]

SituationFormulaires à renseigner et à adresser à la DRAAFÀ Transmettre à la DRAAF renseignéeDéclaration sur sites : Hermes
Ariane
Déplacement simple d’apprenants sur une journée en France ou U.E Déclaration simple (France ou pays UE) Annexe 2 : ODT DOCX
délais [a]
Pour les pays de l’UE :
- ARIANE
- HERMES
Déplacement d’apprenants avec au moins une nuit en France ou UE : il s’agit d’un voyage Déclaration simple (France ou pays UE) Annexe 2 : ODT DOCX
délais [a]
Pour les pays de l’UE :
- ARIANE
- HERMES
Voyages hors UE pour les apprenants (avec encadrants et/ou accompagnateurs) Demande d’avis de sécurité (pays tiers hors UE) Annexe 3 : ODT DOCX
délais [b] et [c]
Sur les sites :
- ARIANE
- HERMES
Apprenants en stage dans l’UE (hors France) Déclaration simple (pays UE)
Il n’y a pas lieu de faire cette déclaration pour les stages en France
Annexe 2 : ODT DOCX
délais [a]
Sur les sites :
- ARIANE
- HERMES
Apprenants en stage hors UE Demande d’avis de sécurité Annexe 3 : ODT DOCX
délais [b] et [c]
Sur les sites :
- ARIANE
- HERMES
Je suis enseignant (du public ou du privé) ou autre personnel d’établissement public (dont directeur) et je me déplace dans l’UE ou hors UE (sans apprenant) Demande d’avis de sécurité / mission d’un agent Annexe 4 : ODT DOCX
délais [b] et [c]
Sur les sites :
- ARIANE
- HERMES
Une journée d’information, une journée portes ouvertes, un séminaire est organisé dans mon établissement. Je prête ou loue une partie des locaux de l’établissement Déclaration d’ouverture de l’établissement au public Annexe 5 : ODT DOCX
délais [a]
Néant

Rappels :

  • Depuis le 15 janvier 2017, un enfant mineur qui vit en France et voyage à l’étranger seul ou sans être accompagné de l’un de ses parents doit être muni d’une autorisation de sortie du territoire (AST) établie et signée par un parent ou par le responsable légal, et de la photocopie d’une pièce d’identité du parent signataire. Le formulaire est téléchargeable sur : www.service-public.fr/partic...
  • Tout déplacement en zone « déconseillée sauf raisons impératives » ou « formellement déconseillée » :
    • est proscrit pour les apprenants ;
    • doit être impérativement motivé pour un personnel en mission.
  • En application de la note de service DGER / SDRICI / 2015-524 du 16 juin 2015, les ordres de mission des personnels et accompagnateurs, tant pour les voyages scolaires que pour les missions, ne sont plus délivrés par la DRAAF mais relèvent désormais de la compétence des chefs d’établissements.
  • Les déclarations et demandes d’avis ne dispensent pas de l’enregistrement des actions de coopération internationale sur le site HERMES (Circulaire DGER/MISSI/SDI/C 2017-32 du 9 Janvier 2017).

[a] au plus tard 15 jours avant le début de l’événement (déplacement ou ouverture au public) ; La DRAAF ne délivrera ni avis, ni autorisation. Il s’agit d’une simple déclaration obligatoire, complète avec les pièces à joindre.

[b] au plus tard 30 jours avant le début du voyage hors UE

[c] Pour toute information sur la sécurité en pays tiers, consulter le site :
www.diplomatie.gouv.fr/fr/co... à la date de la demande puis une nouvelle fois au plus près de la date de départ, et prendre en compte les recommandations, dont l’inscription sur les sites ARIANE et HERMES. Pour certaines destinations et selon les instructions ministérielles, la DRAAF sollicitera l’avis de la DGER.